El ABASTECIMIENTO O APROBICIONAMIENTO (2.0)

Aprovisionamiento:

Es complicado organizar a las empresas para alcanzar estos objetivos, ya que se deben considerar tanto las demandas internas como las internacionales. 

El departamento de aprovisionamiento y el departamento de tráfico de materiales están en contacto directo en el los mercados y deben responder a su solución.

La tarea principal del gerente de abastecimiento es encontrar fuentes de abastecimiento confiables y progresivas de suministrar, garantizar y mantener la colaboración y el interés mutuos.

El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:

1.- Las previsiones en un plan general.
2.- Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el tiempo.

Los aprovisionamientos suelen representar entre el 20% y el 50% de los ingresos totales de una empresa en mercadería y servicios. Es fundamental que una organización reciba una buena compensación por los fondos que invierte en una sola área cuando invierte una gran cantidad de sus ingresos en esa área.

El efecto de apalancamiento de los beneficios de las compras fomenta la racionalización del suministro.

Toda empresa de ciertas dimensiones debe tener un gerente de abastecimiento o compras. El trabajo de un gerente de abastecimiento debe centrarse en crear estrategias para compras, proveedores y negociaciones que coincidan con los objetivos y planes de la organización a corto y largo plazo.

El gerente debe ser responsable de la planificación y control de los materiales en el área de aprovisionamiento, así como de la programación de la producción o la investigación de materiales, la programación de las compras, el tráfico de entrada y salida de los almacenes y la eliminación de desperdicios, chatarra o desperdicios sobrantes para permitir que la empresa funcione de acuerdo con los objetivos establecidos.

El objetivo del gerente de abastecimiento debe ser maximizar el uso y conservación de los recursos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la aplicación continua de una serie de reglas para garantizar la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la distribución y el uso adecuado de todos los bienes utilizados por la empresa.

Sus Necesidades:

En lo que respecta al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe tener en cuenta las siguientes políticas de la empresa:

1. Usar materiales importados o nacionales para la fabricación;

2. Si se han almacenado las materias primas que se utilizarán o los productos que se fabricarán.

3. Implementar un método de compra limitado al contado o crédito.

Además, debe tener en cuenta la capacidad económica o financiera de la empresa para determinar el abastecimiento, el consumo o la reserva, la capacidad instalada y el uso, la mano de obra disponible y el nivel de instalación.

Debido principalmente a que estas necesidades provienen de otras dependencias de la empresa, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles para determinar las necesidades:

Con el gerente de Producción para determinar:

a) Los productos que serán necesarios para llevar a cabo las operaciones de producción en el volumen previsto.

b) La frecuencia con la que se requieren estos productos para determinar cuándo hacer los pedidos

c) El tipo y la calidad de cada artículo o material que se compra.

Con el gerente de Logística para determinar:

a) La cantidad de artículos disponibles.

b) La capacidad de almacenaje total y disponible de cada artículo.

c) Nuevos requisitos o métodos de almacenamiento de productos.

d) Materiales y equipos necesarios para el mantenimiento.

e) La capacidad de transportar equipo y materiales.

f) Materiales y equipo nuevos para operar en los almacenes.

Con el jefe de Compras para definir:

a) Cómo mantener la continuidad del suministro.

b) La calidad adecuada de los bienes que se adquieren.

c) Encontrar nuevos productos, materiales y suministros.

Con el gerente de Ventas o Comercialización para:

a) proporcionar información sobre el proceso de planificación de los artículos terminados.

b) Las fechas requeridas para cada uno de ellos.

Con Contabilidad con el propósito de conocer:

a) Los registros de inventario realizados para identificar los activos de la empresa.

b) La conciliación de inventarios.

c) Las facilidades que necesita para hacer inventarios.

El gerente de adquisiciones debe determinar la responsabilidad del comprador y cómo llevar a cabo las adquisiciones en lo que respecta a:

(1) producción durante un período de tiempo específico.

(2) El cumplimiento de un plan de adquisición de materiales específico.

(3) Una orden de compra particular.

(4) La adquisición de materiales específicos necesarios.

(5) Un monto de dinero determinado para gastar en una sola compra.

Conclusiones:

Una de las funciones fundamentales de cualquier organización es el abastecimiento, ya que cada una de ellas depende, en mayor o menor grado, de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organización es completamente autónoma.

Para realizar una compra adecuada, el responsable del abastecimiento debe tener bien claro la función que cumple un elemento de compra.

La selección de proveedores también es crucial, y es recomendable implementar políticas transparentes y objetivas para lograrlo. Podemos estar poniendo en peligro la continuidad de las operaciones por tratar de favorecer a alguien.

Finalmente, es evidente que el área de abastecimiento de cualquier empresa juega un papel importante y, en particular, influye significativamente en sus costos y precios, lo que afecta su capacidad de permanecer en el mercado y competir. La capacidad de una empresa para lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce es fundamental para su éxito en el mercado.