GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS (1.0)

La gestión adecuada de los recursos es esencial para el éxito de una organización empresarial, especialmente en la actualidad, cuando el contexto económico obliga a las empresas a ser extremadamente eficientes en su gestión.

En la actualidad, en una época de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es crucial que las empresas inviertan su dinero de manera eficiente, ya que, de no hacerlo adecuadamente, la empresa se desvanecerá inevitablemente.

El Departamento de Compras y su sistema de información son cruciales porque, sin importar su tamaño o enfoque, siempre destacarán la función crucial de invertir el dinero presupuestado.

Durante mucho tiempo, las personas sin una preparación especializada han llevado a cabo la función de compras, pero debido a las situaciones cada vez más complejas, se requieren profesionales en esta área. El profesional de la administración tiene un campo muy extenso y fértil para desarrollarse debido a la formación que recibe durante sus estudios profesionales.

FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN

Dado que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionados, es necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere.

La función de compras se desarrolla en conjunto con las funciones de "producción para manufacturar o procesar el producto", "ventas y distribución" y todas las otras funciones "ejecución en el esfuerzo global organizado". La función de compras abarca todas las actividades necesarias para procurarse los abastecimientos de materiales y servicios para la organización.

DIRECCIÓN

La relación con la Dirección General se basa en reportes oportunos de actividades de compras en lo que respecta a la totalidad de sus funciones por un período de tiempo determinado y conceptos por grandes rubros. Estos informes incluyen datos estadísticos sobre los mercados de insumos y la posición de la organización ante ellos, lo que facilita la evaluación y la toma de decisiones para mejorar el crecimiento global de la empresa.

PRODUCCIÓN

Esta es la tarea del grupo involucrado en la producción del producto, ya sea fabricándolo, procesandola o refinándolo. La relación principal entre compras y producción es que la compra procure los materiales necesarios para la producción y la producción depende de estas compras. Tanto la adquisición como la fabricación tienen una responsabilidad doble hacia la administración, y ambas son responsables de los gastos. La actuación de producción en términos de costos depende en gran medida de la habilidad de compra para obtener el máximo valor por unidad monetaria.

COMPRA

La relación que existe entre compras y ventas puede ser muy cercana y crucial. La función de ventas es vender el producto final que la organización ha logrado; el éxito de este esfuerzo de ventas depende del producto, el precio, la cantidad y la contabilidad de entrega, por lo que las ventas dependen de la eficiencia de su departamento de compras, entre otros factores.

El precio al que las ventas pueden ofrecer los bienes o servicios siempre depende de los precios pagados por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor importante en la cotización de los precios de venta. Muchas veces, las fechas de entrega prometidas por ventas dependen de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o materias primas.

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN

Aunque rara vez se reconocen como una entidad dentro de la organización, se planifican y programan actividades y objetivos a largo plazo. Las relaciones fundamentales de compra son las siguientes donde se realizan esas funciones:

1. Cumplir con los programas de suministro (o proporcionar razones para solicitar un cambio).

2. Mantenerse al tanto de los cambios en el mercado (y notificar rápidamente los cambios que puedan afectar los programas y planes).

3. Crear información presupuestado sobre los mercados y los abastecimientos de materiales, y planificar las entregas.

ALMACÉN

Solicitar materiales especificando la cantidad necesaria, los requisitos y los programas de entrega, así como el control de inventarios, es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen y efectivo sistema de procesamiento de datos. Como resultado de la necesidad de una operación de almacenes eficiente, mecanizando el manejo y sistematizando el control, esta responsabilidad debe ser cumplida. Estos métodos para aumentar la eficiencia interna de los almacenes a menudo chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras en persecución de un valor superior en el entorno externo.

INGENIERÍA

La relación entre compras e ingeniería es mutuamente beneficiosa. Los compradores ayudan a la ingeniería buscando los recursos y el equipo requeridos bajo la autoridad de la ingeniería, solicitando cotizaciones y asistencia técnica de los proveedores, ayudando en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado, y investigando los materiales y equipos más efectivos y nuevos. Ingeniería brinda una asistencia valiosa a las compras a través de la asesoría de sus especialistas calificados en cuanto a las especificaciones ideales de un artículo específico para su aplicación específica y las estandarizaciones deseables.

CONTABILIDAD

Los socios iguales son la relación ideal entre ellos. Las compras generan gastos, y la contabilidad paga, dependiendo del comprobante del proveedor. Para mantener el flujo de materiales y abastecimientos al negocio, las compras requieren un bolsillo muy profundo; por lo tanto, la contabilidad debe asegurarse de que existan fondos disponibles en cantidad adecuada. Para lograrlo, se establecen pautas y regulaciones que incluyen:

1. Los plazos de crédito.

2. Presupuestos

3. Pronósticos

RELACIONES PÚBLICAS

Por tener un contacto cercano y cercano con todos sus círculos de proveedores, la función de compras tiene un impacto significativo en las relaciones públicas de la empresa, ya sea de manera positiva o negativa. Sus relaciones con este departamento son, por lo tanto, valiosas.

CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

1. La calidad del producto.

2. El servicio que da el producto.

3. El precio que se paga por el producto.

COSTOS, CALIDAD Y PRECIO

La calidad no se mide por el precio; se ha demostrado que el mayor precio por sí solo no indica una calidad superior del producto; por lo tanto, esto ya no sirve como referencia para un comprador. En este mercado que se está volviendo hacia la calidad, se requiere un esfuerzo significativo desde el diseño para lograr la calidad que el cliente está solicitando, ya que el proveedor se vuelve una parte importante de la calidad del producto. Por lo tanto, el área de compras no puede basarse solo en el precio, sino que debe analizar directamente el impacto total del costo.

Para producir la calidad que el cliente requiere, las áreas de compras tienen una gran importancia en lograr comprar los materiales correctos y agregar valor a los costos de producción.

El costo de producción aumenta a medida que se busca una mayor calidad, lo que reduce el valor agregado al cliente. Las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en asegurarse de que todos los componentes que compren sean adecuados para satisfacer las necesidades del producto y del cliente, quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto, con el fin de evitar agregar costo al producto.

Es necesario comprar los componentes y materiales que afectarán directamente la calidad del producto, y dos áreas son cruciales para tener en cuenta:

1. La calidad de los materiales y de los componentes,

2. La calidad del cliente como un todo

Para garantizar la calidad, un líder de compras debe:

1. El departamento de compras debe conocer exactamente lo que se requiere.

2. El contrato de compra, también conocido como orden de compra, debe crearse con una descripción precisa de lo que se necesita.

3. El comprador debe conocer las necesidades del proveedor.

4. Todos los materiales deben ser inspeccionados y probados para asegurarse de que cumplan con todos los requerimientos.

5. Si los bienes no cumplen con las definiciones de calidad o los requisitos acordados, el comprador puede rechazarlos.

6. El proveedor debe poder crear un producto de alta calidad de acuerdo con las especificaciones.

LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA

En el vocabulario de las áreas de compra, la calidad tiene un significado especial; no puede ser nada más caracterizado como alto o bajo.

Es la suma de una serie de dimensiones que son inherentes al material; estas dimensiones se describen como:

1. La ejecución del producto

2. El estilo

3. La contabilidad

4. La conformidad

5. Nivel de servicio que tiene el producto

6. La estética y la calidad que se percibe

Las áreas de compras deben concentrarse en los primeros seis puntos. El comprador debe especificar exactamente estas seis características para que el proveedor sea consciente de lo que debe entregar. Cada orden de compra o descripción debe incluir esta definición de calidad en mayor o menor detalle.

EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES

El primer paso para preparar las especificaciones, como en todo proceso de compra, es analizar los componentes o materiales para determinar su función en el producto final. No es apropiado escribir sobre las especificaciones de un diseño o simplemente hablar de sus características.

Para lograr el nivel de calidad deseado, es crucial especificar qué función tendrán en el producto. Esto se debe hacer para asegurarse de que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo con su utilidad y que el material tenga la flexibilidad necesaria para su uso.

Es evidente que los gerentes de las áreas de compras tienen la responsabilidad de tratar de hacer que las especificaciones no sean solo una descripción de las características, sino también una descripción práctica de cómo se pueden usar para lograr el valor esperado del producto.

TIPOS DE DESCRIPCIONES DE CALIDAD

Para el propósito de las áreas de compra, la calidad puede ser definida de varias maneras, según los grados de variación de los diversos tipos de solicitudes de compra:

1. Especificaciones basadas en propiedades físicas o químicas. Cada medida de calidad se basa en un estándar mensurables que debe ser idéntico para el proveedor y el comprador. Un tipo de análisis químico es un análisis de medición, mientras que otro tipo es un análisis físico, en el que podemos medir el producto en términos de propiedades como ductilidad, elasticidad, resistencia y abrasión. El nivel de tolerancia a cada una de estas características también debe incluirse.

2. El nivel de interés del mercado. El grado de mercado se aplica a productos de consumo regulados por el gobierno o entidades privadas. Por ejemplo, la madera de árboles de maple, que está clasificada en diferentes categorías y siempre debe cumplir con los estándares establecidos por la National Hardwood Lumber Association en los Estados Unidos. Varios organismos que actúan como inspectores para determinar si un producto cumple con las especificaciones y estándares permitidos controlan este tipo de regulaciones. 

3. Órdenes para comprar algo por la marca. La forma más simple de identificar un nivel de calidad alrededor de un producto ha sido ampliamente utilizada y para satisfacer las necesidades o para determinar si es lo que necesitamos es usando la marca del fabricante. Para los compradores, este método tiene bastantes ventajas porque se puede hacer una distribución muy bien organizada y, por lo tanto, se puede chequear rápidamente la disponibilidad del producto en el mercado. Aquí se eliminan inspecciones muy detalladas porque, aunque el cliente certifica el producto, esto es suficiente porque el cliente proporciona una serie de especificaciones para la entrega del producto que cumplen con todas y cada una de las características que pedimos en el contrato. Se puede asumir que al recibir un producto de esta marca, trae todas y cada una de las aplicaciones y especificaciones de calidad que ellos cuidan y que el cliente necesita. La desventaja de esta metodología es que limita la orden de compra a un solo proveedor, lo que significa que solo un proveedor entregará lo que se pide y se elimina el factor competitivo de que alguien puede ofrecer un mejor producto y que el comprador debe cumplir con las condiciones del comprador.

4. Especificaciones de funcionamiento o uso del producto. Tratar de evaluar el desempeño del producto es una de las formas más obvias de evaluar la calidad. Las medidas ya mencionadas nos brindan elementos para medir la calidad; sin embargo, a menudo se requiere una variedad de estos métodos y en algunos otros casos es necesario medir directamente el desempeño del producto en lugar de seguir estos pasos intermedios o previos ya mencionados. Debido a que ha dado buenos resultados, medir el desempeño o las especificaciones del producto está volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la calidad. Un ejemplo muy común de los casos en los que se deben medir las especificaciones es la maquinaria. En estos casos de maquinaria, es posible describir y medir las dimensiones y el diseño del producto; de hecho, esto es necesario para la persona que lo diseñe.

5. Por ejemplo, haga una compra. Invitar a nuestro proveedor a igualar las características de un ejemplo que le damos es una forma de solicitar o comprar algo de esta manera. Una de las formas más fáciles de decirle a nuestro proveedor lo que queremos es esta. Este método parece ser el más sencillo, pero al llegar el producto no siempre satisface las necesidades, y se necesita más tiempo para probar y determinar si satisface las necesidades. 

6. Estándares de la industria o comerciales La industria y los grupos que comercializan ciertos metales han establecido estándares de calidad muy altos, similares a los de la industria automotriz y el instituto de electrónica. El aumento y la disponibilidad de los productos como resultado de que todos los proveedores deben cumplir con estas especificaciones, más fuentes para obtener el producto, un mejor precio y una reducción en la cantidad de inventario que se necesita.

7. Dibujos o diseños formales de ingeniería. Hay ciertos tipos de productos que, debido a su naturaleza técnica, no se pueden cumplir o las especificaciones no son necesarias, o ninguno de los métodos se puede aplicar. En estos casos, se requiere un diseño formal de especificaciones. En estos casos, las especificaciones son establecidas por un diseño de ingeniería. 

UNA VISIÓN PROACTIVA DE CALIDAD 

Los compradores deben trabajar muy de cerca con los proveedores para tratar de implementar técnicas que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y componentes, en lugar de inspeccionar y devolver productos que no cumplan con las necesidades del cliente.

Jack Reddy y Able Berger sugieren que se puede lograr la meta de cero defectos si las áreas de compras se consideran gerentes de producción de las empresas, a las empresas que compran, y son responsables de comunicar a los proveedores una actitud de 100% logro y calidad y 100% de cumplimiento de las especificaciones. 

Todo esto depende de desarrollar especificaciones claras y factibles y colaborar con los proveedores para garantizar que logren este nivel de conformidad.

 MANEJO DE PROBLEMAS DE CALIDAD

Aunque el argumento sobre quién tiene la responsabilidad técnica de aceptar o rechazar un producto y si ha alcanzado la calidad es muy académico, es importante tener en cuenta que hay diferentes niveles de responsabilidad. El departamento de compras tiene la responsabilidad de comprar materiales de la calidad adecuada y el vendedor tiene la responsabilidad de entregar estos productos de acuerdo con la orden establecida.

El objetivo principal de la inspección es verificar y confirmar que el departamento de compras haya tomado las medidas adecuadas y orientar al proveedor sobre si el producto cumple con las características especificadas en el contrato.

El vendedor seguramente afirmará que estos estándares se cumplieron durante el proceso de producción, pero es prudente que la oficina de compras consulte a un experto y use a los departamentos internos para determinar si se cumplieron o no estos estándares.

Hay 3 métodos de proceder para rechazar una orden que no alcanza los estándares establecidos:

1. Rechazar el pedido (a quien se le van a entregar los papeles, copias, etc.)

2. Rechazarlo para ser reemplazado (cuando se fabricó algo especialmente para uno y no en materiales en Gral.)

3. Cuando se rechaza para un ajuste técnico.