GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO (COMPRAS)
Función de Compra
B.
Objetivos
C.
Responsabilidad y Delegación
D.
Centralización Comparada con la Descentralización
E.
Especialización de Funciones
F. Valores
- Principios y Normas
G. Código
de Ética profesional
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A-
Generalidades:
B- Objetivos:
Una declaración más específica de las metas generales de las compras podría incluir los siguientes nueve puntos:
1. Garantizar un flujo constante
de materiales, abastecimientos y servicios necesarios para el funcionamiento de
la empresa.
2. Mantener las inversiones y pérdidas en el inventario lo más bajas posibles.
3. Mantener los controles de calidad adecuados. La necesidad de mejorar la calidad para competir a nivel mundial ha llevado a una renovada atención a los objetivos de calidad en las compras.
4. Identificar o desarrollar vendedores calificados.
5. Cuando sea posible, estandarizar los artículos que se presentan en comparación. La organización puede obtener ventajas de eficiencia a través de un precio inicial más bajo, un descuento por cantidad, una menor inversión en el inventario total sin reducir los niveles de servicio, una reducción de costos de capacitación de personal y mantenimiento en el uso del equipo, y un aumento de la productividad si la compra se puede hacer en la cantidad de un artículo que pueda hacer el trabajo que dos o tres diferentes artículos hacían anteriormente.
6. Comprar los bienes y servicios necesarios al mejor precio posible. El departamento de compras debe esforzarse por obtener los artículos y servicios necesarios al menor precio posible mientras se cumplen con la calidad, el envío y los requerimientos de servicio.
7. Mejorar la competitividad de la organización. Solo una empresa puede ser competitiva si puede controlar los costos para mantener sus márgenes de utilidad.
8. Mantener relaciones de trabajo positivas y productivas con otros departamentos de la empresa.
9. Alcanzar los objetivos de compras manteniendo los costos de gestión lo más bajo posible.
C. Responsabilidad y Delegación
Las
estrategias deben integrarse en una organización estructural y,
independientemente del diseño, debe haber delegación dentro de la
organización. La estructura de esta organización se basa en diversos
niveles organizacionales, flujos de información y metas organizacionales, que
se llevan a cabo de acuerdo con los planes estratégicos y procedimientos de
delegación; todos ellos son segmentos cruciales de la integración de los
objetivos y metas estratégicas de la organización. La organización de la función
de abastecimiento de materiales es particularmente difícil porque se deben
tener en cuenta tanto las necesidades internas como la estrategia corporativa.
Tanto las compras como las funciones de tráfico están en contacto con el
mercado todos los días y deben ser responsables de los cambios en el
mercado.
Las
organizaciones compradoras encontrarán una forma adecuada de contrarrestar su
fuerza externa si los proveedores ponen un marcado énfasis en la mercadotecnia
y el personal del área es capacitado, agresivo y creativo.
D. Centralización Comparada con
la Descentralización
Los gerentes de departamentos
específicos administrarán las compras si una empresa las considera
descentralizadas. La ventaja de esto es que el usuario sabe las necesidades de
su departamento mejor que nadie. Puede ser más rápido porque el gerente simplemente
llama al departamento cuando necesita algo.
Las ventajas de las compras
centralizadas superan las descentralizadas. En las compras centralizadas, una
persona o un departamento independiente y específico tiene autoridad para toda
(a excepción de compras muy raras). Las ventajas de las compras centralizadas
incluyen: Si las decisiones de compra se toman a través de un punto de control
central, es más fácil estandarizar los artículos que compra. Elimina la
duplicación causada por el gobierno. El departamento de compras crea una sola
orden de compra para los requisitos totales de la empresa en lugar de que cada
departamento suscriba una orden de compra por foco.
El comprador puede ir con el
vendedor y considerar un pedido por una cantidad que es lo suficientemente
grande como para atraer en verdad el interés del vendedor al combinar los
requerimientos de varios departamentos. Debido a que el embarque se puede realizar
en cantidades que abarquen un carro completo, también se pueden ahorrar
fletes.
En situaciones de escasez de
materiales, un departamento no debe competir con otro por el abastecimiento
disponible porque esto puede aumentar el precio. Los vendedores son más
eficientes administrativamente porque no tienen que atender a varias personas
dentro de la empresa. En cambio, "se comunican" con el gerente de
compras.
El control sobre los compromisos de compras se mejora. Debido a que la compra de materiales representa una gran parte del gasto financiero de la empresa, es necesario un punto central de control para monitorear la cantidad de compromisos acumulados en un período de tiempo. Facilita la experiencia y la especialización en la toma de decisiones de compra y mejora el uso del tiempo. Un comprador de tiempo completo que dedican toda su atención a las compras aprenderá rápidamente cómo comprar, fuentes de suministro, materiales disponibles y nuevos, procesos de fabricación, precios y mercados. Esta obtención de experiencia es la razón principal por la cual casi todas las empresas han optado por la centralización de la función de compra.
E. Especialización de Funciones
La función total de compras
generalmente se organiza en función de una especialización posterior y del
desarrollo de expertos que resultan de la especialización. No es posible tener
esta especialización en una empresa pequeña donde solo hay una persona en el
departamento de compras y esa persona debe estar a cargo de todos los tratos.
Sin embargo, en organizaciones de compras más grandes, la separación funcional
típica distingue cuatro actividades especializadas:
1- Negociar y
comprar. Este personal encuentra vendedores potenciales, analiza sus
habilidades como vendedores, elige vendedores y establece precios, términos y
condiciones en los acuerdos que hace con ellos. Esta actividad generalmente se
especializa en el tipo de bien que se compra; esto puede incluir materias
primas, combustibles, bienes de capital y así sucesivamente.
2- Monitoreo y Expedición. Para evitar sorpresas desagradables,
este grupo toma los acuerdos de compra y supervisa cómo el vendedor cumple con
sus deberes de envío y calidad. Este grupo presiona y ayuda al vendedor a
resolver cualquier problema.
3- Gestión Este grupo se encarga de la preparación física y el
seguimiento rutinario de los documentos formales de compra, de la conservación
de los datos necesarios para el funcionamiento del departamento y de la
preparación de los informes periódicos necesarios para la alta gerencia y el
personal que administra los materiales.
4- Estudio de compras Este grupo trabaja en proyectos especiales
que involucran la recopilación, clasificación y análisis de datos necesarios
para la toma de decisiones de compra más efectivas.
F. Valores - Principios y Normas
1. Primero, tenga en
cuenta los intereses de su empresa en todas las operaciones y siga y cree en
sus reglas establecidas.
2. Ser receptivo a las recomendaciones competentes de sus colegas y seguirlas sin afectar su dignidad y responsabilidad en el puesto.
3. Comprar sin prejuicios, intentando maximizar el valor de cada dólar gastado.
4. Luchar constantemente por el conocimiento de los materiales y los procesos de fabricación y establecer métodos prácticos para desempeñarse en su puesto.
5. Apegarse a la honestidad y la verdad al comprar y vender, y denunciar cualquier forma y manifestación de cohecho comercial.
6. Reciba a todos los visitantes de misión comercial honrada de manera rápida y cortés, hasta donde las circunstancias lo permitan.
7. Evitar acciones que deshonran.
8. Siempre que se presente la ocasión, aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos.
9. Cooperar con todas las organizaciones y con todas las personas involucradas en actividades destinadas a aumentar y mejorar las compras.
G. Código de Ética profesional
En el campo de las adquisiciones, hay tentaciones para actuar de manera no ética. Si el contrato se otorga a la empresa que representa, algunos vendedores prometen una participación a los agentes de compras. Es difícil decidir si aceptar o no estos obsequios. Otros, además de los agentes de compras, pueden ser blanco de vendedores inmorales. Se ponen en contacto con los ingenieros en ocasiones para influir en el diseño del producto de manera que sólo un proveedor pueda cumplir con las especificaciones. Se puede persuadir al personal de investigación y desarrollo para que describa un producto que solo puede ofrecer un proveedor específico.
Los vendedores con frecuencia
causan problemas de ética de otro tipo. A continuación se enumeran algunas
acciones que generalmente se han acordado que son inmorales y/o ilegales.
El arreglo de precios.
➢ Hacer cotizaciones para ayudar a los proveedores.
➢ Sabotaje de los productos de un competidor que se dejaron a un comprador como prueba.
➢ Se envían muestras de productos de una calidad significativamente superior a la que se fabricarán y entregarán.
➢ Utilizar publicidad engañosa sobre productos y precios.
Principios y Normas en las
Compras
➢ Primero, piense en los intereses de su empresa en todas las operaciones y sigan sus reglas.
➢ Ser receptivo a las recomendaciones competentes de sus compañeros de trabajo y seguir esas recomendaciones sin comprometer la dignidad y responsabilidad de su puesto.
➢ Compra sin prejuicios, obteniendo el mayor valor posible por cada peso gastado.
➢ Trabajar arduamente para aprender sobre los materiales y los procesos de fabricación y desarrollar estrategias útiles para desempeñarse en su puesto.
➢ Apegarse a la honestidad y la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.
➢ Atender a todos los visitantes de misión comercial honesta de manera rápida y amable, según las circunstancias.
➢ Respetar sus responsabilidades y asegurarse de que se respeten sus responsabilidades tanto con él como con su firma, de acuerdo con las buenas prácticas comerciales.
➢ evitar acciones que deshonran. junto con él y para su firma, de acuerdo con las normas de buenas prácticas comerciales.
➢ evitar acciones que deshonran.
➢ Siempre que se presente la oportunidad, aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras a cumplir con sus deberes.
➢ Trabajar en conjunto con todas las organizaciones
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