GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS (2.0)

IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN DE LA REQUISICIÓN

La forma en que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, componentes, implementos o servicios se denomina requisición de compra.

Para evitar confusiones al solicitar cotizaciones con los proveedores, es recomendable que la descripción de los materiales requeridos sea lo más clara y detallada posible en este caso.

Los elementos básicos que debe contener son:

1. Persona que solicita el material.

2. Fecha en que se formula la requisición.

3. Número de requisición.

4. Cantidad requerida.

5. Descripción clara y exacta del material solicitado.

6. Código (en caso de que haya catálogos).

7. Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera).

8. Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el V°B° del departamento correspondiente.

Es esencial contar con un equipo adecuado de mano de obra especializada en compras que pueda trabajar, negociar y completar todos los requisitos de compra. El equipo de compras también debe recibir un servicio de emisión adecuado para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de compra y transcribir la correspondencia.

Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación para el empleado de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de compras. La requisición proporciona al comprador la autoridad para comprar los artículos listados en la requisición, por consiguiente, es necesario que haya claridad y exactitud en la información, ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.

DIVULGACIÓN DE LAS ACTUALIDADES TECNOLÓGICAS Y APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES.

Una pregunta central para tratar este punto, es en relación a cuánto podemos esperar de la función de compras dentro de la organización. Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función de compras está cambiando en su propia naturaleza, organización y las responsabilidades.

Algunos de los cambios que se están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él la función de compras de una organización competitiva para el siglo XXI son:

1. Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los negocios internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción sobre los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de control de inventarios están siendo ampliamente estudiadas y hasta cierto grado imitado incluso en los Estados Unidos.

2. Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a operar en un mercado mundial único. Los avances en los sistemas de transporte y comunicación ponen a los proveedores extranjeros casi tan cerca como los locales, y las sesiones de negociación con proveedores extranjeros se hacen cada vez más comunes para los ejecutivos de compras de las grandes industrias.

3. Los rápidos avances tecnológicos han modificado ciertos aspectos de los negocios y de la educación técnica, y han creado una demanda de nuevos especialistas en la función de compras.

4. La computarización de los procesos ha abierto la puerta de la era de la información. La información, los datos y hechos específicos están siendo generados, colectados, difundidos y analizados a velocidades soñadas apenas hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor división del trabajo.

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

Como cada empresa u organización es diferente, no es posible establecer un solo conjunto de acciones para poder planificar o programar. Sin embargo, todas las empresas siguen un proceso que consiste en identificar las necesidades y elegir las mejores opciones.

La recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados, son necesarios para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas, son todos componentes de la planificación sistemática.

La planificación es una parte de la tarea del gerente de compras en relación a las compras y abastecimientos, quien a veces recibe ayuda de investigadores a tiempo completo y personal de compras.

PLANIFICACIÓN

Podemos definirlo de manera concreta y sencilla como: el proceso de elección de acciones o rutas para lograr un objetivo específico en una empresa u organización.

PLANIFICACIÓN A NIVEL CORPORATIVO

La planificación corporativa, que se puede definir como un intento sistemático de planificar el futuro de una organización en conjunto, prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservadas, sobre varios supuestos sobre cómo haya de ser dicho futuro, y trazar estrategias para asegurarse de que la organización está debidamente protegida contra cualquier cosa que pueda suceder.

La planificación a largo plazo, la planificación a intervalos largos y la planificación estratégica son otros términos que parecen tener aplicaciones prácticas similares.

Las grandes organizaciones necesitan más esta planificación en medios cambiantes. Si se considera que el futuro podría ser muy parecido al presente, la planificación de ese futuro sería muy beneficiosa, pero claramente se le dedicaría menos atención que a la planificación que se hace cuando las condiciones cambian bruscamente.

La planificación estratégica a largo plazo deberá tener en cuenta tanto el insumo de materiales como los productos terminados, y en ocasiones se deberá dar prioridad a los primeros. La función de compras necesitará recopilar más información y proyectarla hacia el futuro. Si quiere hacer una contribución útil a la planificación futura de la organización de la cual forma parte, es necesario que lo haga. crear sus propios planes para asegurar el suministro a largo plazo, en lugar de invertir su tiempo en problemas inmediatos que podrían haberse evitado.

INVESTIGACIÓN RELATIVA AL ÁREA DE COMPRAS

Según Fearon, se refiere a: la investigación y la búsqueda sistemática de información para mejorar el funcionamiento de la función de compras. Un proceso de compra normalmente incluye cierta cantidad de investigación sistemática.

Habría que esperar que el departamento de compras (competente) realice un cierto tipo de investigación crítica antes de tratar con un nuevo proveedor, seleccionar un contratista para un proyecto importante o tomar una decisión final sobre la inversión en un equipo costoso o la adopción de nuevos materiales.

Por ejemplo, en caso de una escasez inesperada, un aumento de precios inaceptable o en respuesta a otras situaciones excepcionales, como un cambio en la legislación que regula las transacciones comerciales o un cambio en el tipo de cambio. Sin embargo, existe un problema relacionado con la gestión de compras al planificar la investigación. Esto se debe a los rápidos avances tecnológicos, los cambios en la estructura económica y la constante evolución del entorno complejo en el que se toman decisiones de compra.

Por lo tanto, es cada vez más común que un departamento de compras más grande contrate a personal de tiempo completo para realizar investigaciones exhaustivas y buscar información que les ayude a mejorar las operaciones de compra.

Las personas que realizan compras deben entender que el personal de investigación interferirá con su proceso de compra.

Los empleados de otros departamentos pueden ayudar, como los ingenieros de control de calidad que pueden ayudar con la evaluación de proveedores.

Si el personal no está de tiempo completo, la mejor manera de mantener un interés vivo es usar múltiples enfoques al mismo tiempo.

Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones de compras, por tiempo completo o parcial, una tarea adicional para los administradores de compras es seleccionar los temas de investigación.

Estos podrían ser:

1. Cambios futuros que pudieran afectar las operaciones.

2. Datos actuales que podrían ser útiles para los compradores.

3. Sistemas y métodos de Programación. 4. La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los insumos para la producción y el funcionamiento de la empresa u organización.

Los compradores han tomado la iniciativa para lograr la estandarización en muchas organizaciones.

Si no hay estandarización, las ventajas de las compras en gran volumen no se pueden aprovechar. Muchas empresas compran productos especiales cuando los productos estandarizados podrían funcionar tan bien como los otros, costar menos, permitir una entrega más rápida, ahorrar valioso tiempo administrativo relacionado con las compras y permitir una reducción de inventarios.

El PRECIO

Aunque es posible que sea lo que más atraiga al comprador, el precio en sí mismo es insignificante; lo que importa es lo que recibe a cambio del precio.

1. El precio se puede obtener de varias formas. Los precios de los artículos estándar de bajo volumen se obtienen de las listas y catálogos de los proveedores.

2. La negociación, que implica un regateo entre el comprador y el vendedor, es un segundo método para establecer el precio.

3. Solicitar ofertas es el tercer método para obtener el precio. Es responsabilidad de los agentes de compras gubernamentales permitir que todos los proveedores calificados presenten ofertas. Al hacer esto, elegirá al proveedor más conveniente.

LA PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

Es el conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicación en el tiempo.

Probablemente sean los requerimientos del departamento de producción, los que generen el programa de abastecimientos.

Donde quiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las mismas, tenemos que Cumplir con los programas de abastecimiento o dar razones para solicitar cambios.

Estar alerta al desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes.

1. Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos y de los mercados, y programar las entregas si se tiene asignada esta responsabilidad.

2. La programación, la planificación y las compras, están estrechamente relacionadas, su principal utilidad consiste en mantener al empleado de compras completamente informado de los planes futuros de manera que pueda actuar efectivamente.

COMPRAS PROGRAMADAS

Estas tienen un lugar definido en los procedimientos de compras. Usadas apropiadamente tienen las siguientes ventajas:

1. Reduce el papeleo por medio de la eliminación del uso de requisiciones de compras.

2. Hacen necesario planear las compras en una base de largo plazo y generar una ventaja mayor de precio.

3. Ofrece un método para controlar de manera efectiva los artículos que se compran en cantidades significativas.

4. Estimula, el examen riguroso de las situaciones de un solo proveedor con el objetivo de obtener eventualmente fuentes adicionales de abastecimiento.

5. En general hay tres tipos de situaciones de abastecimiento que llevan en sí mismas a la programación o las compras planeadas. Una es cuando la habilidad para escoger una o más fuentes de abastecimiento está restringida. Tales casos incluyen aquellos en los cuales un diseño puede ser establecido para un producto particular que requiere la compra de un cierto número de componentes. Estos componentes pueden ser demasiado al principio para encontrar los proveedores de menores costos. Una vez que estas decisiones están hechas, todo el negocio, cuando menos por un periodo razonable, debe estar colocado con los mismos proveedores con el fin de amortizar los costos de herramental no repetitivos.

De manera similar puede haber requerimientos para los cuales la aprobación de ingeniería cubre solamente a un proveedor. En tales casos la entrega continua de las requisiciones de compras que llevan la misma leyenda aumenta el volumen de papeleo, que debe ser manejado sin alterar la situación de compra.

De la misma manera los “programas”, deben ser establecidos por períodos limitados, en los cuales los precios cotizados por los proveedores sean sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de proporcionar entregas satisfactorias. El aspecto importante en tales situaciones, es la distribución apropiada de los negocios entre proveedores en un periodo, en un lugar del establecimiento, de cualquier orden de compra individual.

El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y partes compradas del mismo grupo de proveedores, pero con diferentes especificaciones y número de existencia a diferentes números de estilo. 

Estas compras incluyen aquellas relacionadas a otras requisiciones compras a granel en un mercado de precios fluctuantes con variaciones entre proveedores y artículos en los cuales el comprador está en proceso de efectuar un cambio de fuente de abastecimiento.

PROGRAMACIÓN

La cooperación cercana con los departamentos donde se realizan los proyectos, se establecen o cambian los programas, se ejercen controles de materiales y se formulan requisiciones permite la programación cuidadosa de entregas para evitar el exceso o déficit de existencias.

1. La frecuencia de la escasez de material por compras podría medir la contribución de compras.

2. El grado en que los inventarios pueden disminuir como resultado de las transacciones con proveedores cuyas promesas de entrega son más contables.

LA PLANIFICACIÓN Y LA PROGRAMACIÓN DE COMPRAS SIRVE PARA:

1. Evitar demoras.
2. Optimizar los costos.
3. Controlar la Calidad.
4. Controlar los inventarios. (Específicamente en la programación)

COMO SE REALIZA 

1. La planificación se inicia 

2. Obtención de información en base a una investigación. 

3. Identificación de las necesidades. 

4. Selección de los proveedores. 

5. Puesta en marcha de la acción

LA PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN COMO HA SIDO ENTENIBLE SE PUEDE DAR EN DIFERENTES NIVELES: 

• Corporativo 

• Por Empresa 

• Por departamento

Imaginemos que una empresa llevará a cabo un análisis de materiales, una técnica de planificación e investigación, con el objetivo de mejorar los resultados de compras y control de inventarios a través de una investigación exhaustiva.

El primer paso sería elegir si se quiere obtener un costo de compras más bajo o si se quiere un nivel de inventario menor. Después, se podría tratar de disminuir los costos en las partes que tienen un alto valor monetario.

Se crea un equipo compuesto por miembros de los departamentos necesarios; el tercer paso es elegir los materiales a analizar. Por lo general, el punto de partida es el análisis de Pareto, también conocido como el ABC.

Las reglas comunes para el control de inventarios se basan en el análisis ABC, como: los artículos de tipo C deben pedirse una vez al año; los artículos de tipo B, cuatro veces al año; y los artículos de tipo A, una vez al mes o cada quince días, según las necesidades de la empresa. Tales políticas requieren una función ejecutiva para el control de los artículos tipo A, mientras que los artículos de inventario tipo C requieren una vigilancia simple. El objetivo principal del análisis es fomentar el control a nivel ejecutivo.

El plazo de programación, en particular, tiene un límite, mientras que la planificación no, ya que es una actividad constante que cambia según los cambios en la producción o el mercado de los insumos.

LOS COSTOS

Están presentes

1. En Técnicos, operarios (personal en general)

2. Espacios o Almacenes.

3. Pero esto contribuye a optimizar los costos por lo que deben considerarse parte del proceso productivo.

INFORME DE RECEPCIÓN Y CONTROL DEL MATERIAL

La inspección de recepción verifica que los materiales recibidos sean correctos, en las condiciones adecuadas y en las cantidades requeridas.

Las siguientes son las cosas que la alta dirección desea y necesita saber:

1. El valor de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por categorías de material.

2. Cuánto cuesta el funcionamiento del Depto. de compras.

3. Qué existencias hay disponibles, y en qué situación se encuentran.

4. La administración. No tendrá que insistir ante el Depto. de compras para que le envíe un informe sobre las reducciones de costos obtenidas mediante la aplicación de técnicas modernas de compras. 

5. El responsable de compras se encargará de que la administración superior conozca rápidamente estas realizaciones, ya que, en ellas, reposarán su reputación y su empleo.

HISTORIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

La actividad de compra es casi tan antigua como la historia del ser humano. Se inició cuando un hombre trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función fundamental y importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas.

Todos los vendedores deben usar la oficina de compras como una oficina central. Este departamento ocupa una posición estratégica debido a sus íntimas relaciones con los departamentos de ingeniería y producción, así como sus estrechos contactos con una amplia gama de fuentes de suministro externas. Esto le permite ofrecer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia empresa sobre materiales nuevos, mejorados o reemplazantes, así como posibles mejoras en diseño y especificaciones.

LA IMPORTANCIA DE LOS ALMACENES

ALMACÉN

Todo espacio está permitido para la espera de los materiales que se han establecido adecuadamente hasta que se requieran para su expedición.

MISIÓN

La solución más segura y satisfactoria para la comunidad empresarial se puede deducir del compromiso planteado entre los costos, realizándose en la práctica teniendo en cuenta todos los factores que influyen en los costos de almacenaje y su importancia.

SIGNIFICACIÓN

Lo que es verdaderamente fascinante es que todos los que están a cargo de esta función sepan cuán importante es el almacenaje para su empresa.

El capital destinado al almacenaje (solares, edificios, materiales, etc.) es una forma sencilla de determinar la importancia del almacén.

El índice de capital propio destinado al almacenaje varía significativamente según el tipo de empresa y su tamaño; en ocasiones, supera el 50%, incluso el 80%.

VENTAJAS OBTENIBLES

En los siguientes casos, las ventajas obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido se traducen en reducciones de costos:

1. Menos riesgos y más seguridad personal.

2. Satisfacción del personal y elevación de la moral.

3. Una mayor producción y un mayor uso de los medios de elaboración.

4. Mejor uso del espacio disponible.

5. Disminuir los gastos de manejo

6. Disminución en la existencia

7. Facilitar la realización de controles físicos y administrativos y la supervisión.

Reduzca los errores y confusiones.

9. Reducción de la pérdida e inutilidad

10. Es fácil adaptarse a cambios de condiciones.